¿Cuándo entregar los regalos de empresa?
Los mejores momentos para entregar los regalos de empresa son el primer día de un empleado, la firma de un contrato o el cierre de una venta, la Navidad, un aniversario, una feria o un congreso, y esos puntos de la relación con el cliente en los que conviene recordarle que sigue importando.
Un regalo de empresa funciona o no según cuándo llega: el mismo objeto puede recordarse como un buen detalle o pasar desapercibido.
Con un calendario claro de ocasiones puedes reservar presupuesto, dar margen a la personalización y acertar con cada destinatario. Repasamos cada situación y te contamos cómo ajustar el regalo a cada una.
¿Por qué importa cuándo entregas el regalo?
Un mismo artículo entregado en el instante preciso en que la persona pasa por una circunstancia concreta funciona como un recordatorio de consideración. Ese mismo objeto, lanzado a destiempo, se convierte en un estorbo que transmite desinterés, prisas y falta de sintonía.
Cuando eliges entregar regalos corporativos con tiempo, demuestras que te importa tu cliente, proveedor o empleado, más que solo cumplir con un calendario. Detrás de una buena planificación hay respeto por el tiempo del otro, calma para hacer una excelente elección y la tranquilidad de hacer las cosas bien.
A esto se une una razón práctica. Planificar con meses de margen te da tiempo de revisar catálogos de regalos personalizados con calma, negociar mejores tarifas por volumen, verificar muestras físicas antes de la producción masiva y evitar decidir con prisas. Para el equipo de compras, además, es mucho más sencillo justificar una partida cuando cada regalo responde a un objetivo concreto.
Los mejores momentos para entregar un regalo de empresa
Hay fechas del calendario y momentos de la relación con el cliente o el empleado que piden un detalle.
El primer día de trabajo (onboarding)
Encontrar un obsequio preparado sobre el escritorio el primer día influye por completo en su percepción inicial de la empresa de la que ahora forma parte.
Un formato pensado para esta ocasión son los Welcome Packs, que reúnen en un solo paquete varios productos de uso diario, como una libreta, una botella, un bolígrafo o una prenda con el logo de la empresa.
Coordinar la llegada a tiempo de este regalo exige una comunicación fluida y constante con el departamento de recursos humanos para saber con semanas de antelación cuántas incorporaciones habrá y, si el pack incluye alguna pieza textil, qué tallas se necesitan.
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Al firmar un contrato o cerrar una venta
El día de la firma, o pocos días después, es el momento idóneo para agradecer la confianza depositada en tu equipo.
Cuidado con cometer el error de dar los obsequios antes de cerrar la operación porque puede resultar contraproducente y generar suspicacias sobre tus intenciones, además de vulnerar las normas internas de compliance que muchas grandes corporaciones aplican estrictamente a sus proveedores.
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En Navidad y fin de año
La recta final del año concentra el mayor volumen de operaciones logísticas del mercado corporativo.
El mejor de los momentos para entregar los regalos de empresa es durante la primera quincena de diciembre. Si el paquete llega pasada esa fecha, los destinatarios ya habrán comenzado sus vacaciones y el objetivo se diluirá.
Para clientes y proveedores, las cestas de Navidad para empresas o lotes gourmet son el regalo habitual en estas fechas, aunque también puedes regalar detalles de uso propio que se puedan disfrutar fuera de la oficina.
Lo ideal es cerrar el pedido en octubre. Si quieres entregar los regalos en la primera quincena de diciembre, como norma general conviene pedirlos como tarde a mediados de noviembre: en esas semanas la personalización y los envíos se acumulan, y a finales de mes el Black Friday (este año, el 27 de noviembre) satura las mensajerías, a lo que se suma el puente de la Constitución y la Inmaculada. En Grupo Billingham la mayoría de productos personalizados se producen en 5 días laborables, o en 4 con el servicio exprés; en cada ficha ves el día exacto en que recibirás tu pedido y nos comprometemos por escrito con esa fecha.
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En el aniversario de la empresa o del empleado
Los regalos de aniversario de empresa deben entregarse en la fecha exacta o durante la semana conmemorativa, preferiblemente en el transcurso de un acto interno donde se reconozca públicamente el recorrido de la persona o el equipo.
Celebrar el aniversario de la compañía es un buen momento para obsequiar a toda la plantilla y a los clientes fundacionales. En el caso de los aniversarios individuales de los trabajadores, es conveniente que el valor del detalle vaya acorde con los años cumplidos en la organización. De esta forma, premias la fidelidad de forma tangible.
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En ferias, eventos y congresos
En las ferias, eventos y congresos, el objetivo es captar la atención del visitante en pocos segundos, incentivar el tráfico hacia el stand y lograr que la mayor cantidad posible de personas se lleven una pieza útil y visible que lleve tu logo, por ejemplo, bolsas de tela resistentes, soportes para dispositivos móviles y otros regalos para eventos de bajo coste unitario y alta visibilidad de marca.
Para los clientes prioritarios o los contactos altamente cualificados detectados durante el evento, lo mejor es reservar piezas de categoría superior que se entreguen de forma privada tras una reunión formal posterior.
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Para fidelizar a tus clientes
Enviar un obsequio cuando se cumple un año exacto desde la contratación del servicio, tras alcanzar un volumen acumulado de transacciones o justo después de gestionar con éxito una incidencia técnica compleja mejora muchísimo la relación.
Un detalle que llega sin que el cliente lo espere, justo cuando la relación podría enfriarse, refuerza el vínculo más que una acción masiva. Si quieres profundizar en cómo montar este tipo de campañas, tienes nuestra guía sobre fidelización con merchandising.
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¿Con cuánta antelación hay que pedir cada regalo?
Esta tabla resume, de forma orientativa, cuándo conviene entregar cada regalo y con qué margen hacer el pedido para llegar a tiempo:
|
Momento |
Cuándo entregarlo |
Cuándo pedirlo (aprox.) |
|---|---|---|
| Primer día de trabajo | El primer día | De 3 a 4 semanas antes |
| Firma de un contrato | Ese día o los siguientes | Antes de la firma: ten unidades guardadas |
| Navidad y fin de año | 1.ª quincena de diciembre | En octubre o, como tarde, a mediados de noviembre |
| Aniversario | En la fecha o esa semana | Un mes antes |
| Ferias y congresos | Durante el evento | De 3 a 4 semanas antes |
| Fidelización de clientes | Al cumplir un año como cliente | Un mes antes, o ten unidades guardadas |
Son plazos orientativos, con margen de sobra para la personalización y el envío. En Grupo Billingham la mayoría de productos personalizados se producen en 5 días laborables (4 con el servicio exprés), aunque el plazo puede variar según el artículo, la cantidad y el marcaje. En cada ficha verás el día exacto en que lo recibirás, y si no llegamos a la fecha que necesitas, te lo decimos antes de que hagas el pedido.
Cómo elegir el regalo según el momento
Definir qué regalar requiere tener en cuenta cuánta gente lo va a recibir, qué papel tiene la ocasión y qué relación tienes con el destinatario.
En las ferias y eventos masivos mandan el volumen y el coste por unidad, así que compensa elegir productos sencillos y muy visibles. Para un cliente VIP o una firma importante, lo razonable es invertir en algo premium, con un acabado cuidado y personalizado con su nombre. La incorporación de un nuevo empleado exige utilidad, algo que el empleado use en su puesto desde la primera semana. Por su parte, los periodos festivos, como Navidad y fin de año, exigen un esfuerzo especial no solo en el regalo sino también en el diseño del embalaje y la presentación visual.
Es recomendable fijar el presupuesto por ocasión al empezar el año, en lugar de decidirlo pedido a pedido. Así sabes cuánto destinar a cada gran fecha, cuántas unidades te salen y con cuánta antelación tienes que pedirlas. Si prefieres partir de un catálogo, en nuestra sección de detalles originales de empresa puedes explorar opciones para distintos presupuestos y usos.
Y si ya tienes claro el momento pero no el producto, en Grupo Billingham te ayudamos a ajustar cantidades, plazos y presupuesto para que cada regalo llegue a su destino exactamente cuando debe hacerlo.
Codés
Mi nombre es Codés (lo sé, nombre peculiar donde los haya), soy publicista de formación y copywriter de profesión.
En esta etapa laboral he tenido la suerte de dar con Grupo Billingham, una de las empresas de referencia en el sector de los regalos personalizados y artículos publicitarios. Aquí me encargo de crear artículos relacionados con los regalos publicitarios, personalizados y de merchandising con el objetivo de que sean útiles y prácticos para nuestra audiencia, ¡cosa que me encanta! Los viajes y la lectura son dos de mis grandes pasiones, ¡siempre me verás planeando el próximo viaje con un buen libro bajo el brazo!
